Interkommunale samarbeid og arkiv

Samarbeidsformer

• Interkommunale samarbeid etter kommunelova §28-1
• Interkommunale samarbeid etter kommunelova §27
• IKS – Interkommunalt selskap
• AS – Aksjeselskap
• Interkommunale samarbeid med samarbeidsavtale

Interkommunalt samarbeid §28-1

• Vertskommune modellen
• I samarbeidsordningar som er etablert på grunnlag av § 28-1 i kommuneloven, er vertskommunen ansvarleg for samarbeidsordninga sitt arkiv

Interkommunalt samarbeid § 27

• I denne samarbeidsforma er det interkommunale samarbeidet ansvarleg for eige arkiv

ü  der er ingen vertskommune som tek seg av arkivet

• Samarbeidet er pålagt same krav i forhold til arkivlova og offentleglova som det ein kommune er

ü  det vil seie at dei har både journalføringsplikt og arkiv plikt

Interkommunale samarbeid §28-1 vs §27

• §-28: ikkje eige rettssubjekt, underlagt vertskommunen si avgjerdslemynde

ü  sentralt styringsdokument er samarbeidsavtale

• §-27: kan vere eige rettssubjekt, men treng ikkje vere det

ü  sentralt styringsdokument er vedtektene

IKS – Interkommunale selskap og AS

• Er eigne rettssubjekt og har ansvar for eiga journalføring (og arkivering dersom dei vel å fylgje arkivlova)

ü  arkivet må vere skilt frå kommunane sine eigne arkiv

• Har journalføringsplikt etter offentleglova:

«Selvstendige rettssubjekter der stat, kommune eller fylkeskommune direkte eller indirekte eier mer enn halvparten eller har mer enn halvparten av stemmene i avgjørende organer, kommer inn under offentleglova. Unntatt er rettssubjekter som hovedsakelig driver næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private» (Arkiv i interkommunale

samarbeidsorgan – Riksarkivaren 2009)

• IKS har ikkje arkivplikt (dette svarar KD på førespurnad)
• AS arkivplikt?

«I forarbeidene til arkivloven er det sagt eksplisitt at arkivlovens regler om offentlige arkiv ikke skal gjelde for offentlige aksjeselskap eller andelslag som er rene næringsvirksomheter» (Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan – Riksarkivaren 2009)

Interkommunalt samarbeid med samarbeidsavtale

• Journalføringsplikt (offentleglova)
• Arkivplikt (arkivlova)
• I eit interkommunalt samarbeid med ein samarbeidsavtale, er det ingen regelverk som automatisk regulerer kven som har arkivplikta i samarbeidet

ü  dette må regulerast i samarbeidsavtalen

• I mange av desse samarbeidsavtalane er det ikkje tatt med noko om arkiv, men at det er ein vertskommune for det interkommunale samarbeidet

ü  samarbeidskommunane er då avhengige av at den definerte vertskommunen også følgjer regelverket for journalføringsplikta og arkivplikta.

Sjå skriv frå riksarkivet: Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan

Kulturdepartementet har gitt ein uttale som riksarkivaren stiller seg bak:

InterkommunaleSelskapArkivlova.pdf 124,61 kB