Rutine for journalføring av byggesaker

Ikt- og kontorstøttetjenesten:

• oppretter ny sak i ePhorte:

  Arkivdel: GBN - Gårds- og bruksnummer arkivet
  Klassering: GNR/BNR - gårds- og bruksnummer + K-kode L42 - byggesak
  Tittel: Tiltakshavers navn - Adresse - gnr/bnr - hva det søkes om
  Mappetype: BS - byggesak
  Byggesaksfane: Fylles ut med gårds- og bruksnummer, adresse og evt. tiltakstype
  Sakspartfane: Fylles ut med tiltakshaver og evt. ansvarlig søker

• journalfører søknad ufordelt etter følgende inndeling og teksting:

  Hoveddokument:
  Søknad og evt. opplysninger om tiltakets ytre rammer
  Tittel: Søknad om tillatelse til tiltak - hva det søkes om - gnr./bnr. evt. adresse - navn på tiltakshaver
  Dokumentkategori på journalpostnivå: Søknadstype - eks. BSU
  Dokumentkategori på dokumentnivå: Søknad
  
  Vedlegg:
  Nabovarsel
  Erklæring
  Nabomerknad
  Situasjonskart
  Plan
  Fasader
  Snitt
  Søknad om ansvarsrett/kontrollplan - navn på søker
  Søknad om lokal godkjenning - navn på søker
  Sanitærmelding - Dokumentkategori på dokumentnivå - Tekniske anlegg
  Evt. andre
  Søknad og tegninger datostemples med mottatt dato.

• sender tegningene til enhet Byggesak og oppmåling til fordeling
• legger søknaden og de resterende dokumentene til makulering (skuff 13)
• journalfører nye dokumenter i saken på saksbehandler
• skanner og journalfører dokumenter umiddelbart når saksbehandler skal ferdigstille saken

Byggesak og oppmåling:

Saksbehandler:

• er ansvarlig for at alle dokumenter i saken er skannet inn

• legger inn følgende dokumentkategorier på dokumentnivå på tegninger og situasjonskart:

  - Avslag tegninger
  - Tegning
  - Situasjonskart/skisse
  - Utgår
  - Vedtak

  og endrer dokumenttittel til å inneholde ord som godkjent, utgår eller avslag i tillegg til tidligere tekst.

Enhetsleder:

• setter på kategori vedtak på dokumentnivå på vedtaksdokumentet
• markerer saken som ferdig

Avslutning av byggesaker:

IKT- og kontorstøttetjenesten:

• kontrollerer arkivdel og klassering
• kontrollerer om dokumentkategorier og er lagt inn
• kontrollerer at dokumenttittel inneholder ord som godkjent, utgår eller avslag i tillegg til tidligere tekst
• kontrollerer om byggesaksfane og sakspartsfane er utfylt
• kontrollerer at alle dokumenter er lesbare og er sjekket inn i dokumentlagret
• avslutter saken