Rutine for journalføring av anbud
Ta kontakt med innkjøpsleder for å få tildelt anbudsnummer.
Opprett ny sak i ePhorte dersom sak ikke finnes.
Arkivdel: SAK
Klassering: 601 - Innkjøpsordning
Følgende dokumenter skal legges inn ePhorte:
1. Interne arbeidsmøter
X-notat
Mal: Anbud - Referat fra internt arbeidsmøte
Tilgangskode/hjemmel: U - § 14
2. Anbudsforespørsel
Utgående brev eller X-notat
Mal: Importer fra fil + vedlegg (mal : Anbud - Innkjøpsbetingelser)
3 forskjellige eksempler på anbudsforespørsler:
- Begrenset konkurranse
- Åpen anbudskonkurranse
- Konkurranse med forhandlinger
er lagt ut under "interne skjema" på intranettet. Hent en kopi av ønsket eksempel og lagere
kopien på eget område. Hent fila inn i ePhorte ved valget importer fil i ePhorte. Rediger dokumentet
før eller etter importering til ePhorte.
Offentliggjøres på Doffin av innkjøpsleder.
3. Referat fra anbudsbefaring/anbudskonferanse
X-notat
Mal: Anbud - Referat fra anbudsbefaring/anbudskonferanse
Offentliggjøres på Doffin av innkjøpsleder.
4. Anbudsåpningsprotokoll
X-notat
Mal: Anbudsåpningsprotokoll
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3
5. Møteinnkalling
Utgående brev
Mal: Anbud - Innkalling til avklaringsmøte eller
Mal: Anbud - Innkalling til forhandlingsmøte
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3
6. Møtereferat
Utgående brev
Mal: Anbud - Referat fra forhandlingsmøte/avklaringsmøte
Tilgangskode/hjemmel: U - 23.3
7. Saksframlegg anbudsnemnd
Saksframlegg
Mal: Saksframlegg anbud
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3
Sakstype: Politisk sak (PS)
Behandling: Anbudsnemnda
Status: KL - klar
Innstilling skal undertegnes av avdelingsleder.
8. Vedtak anbudsnemnd
X-notat
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3
Dokument skannes med underskrifter.
9. Skriv til tapende tilbydere
Utgående brev
Mal: Anbud - Skriv til tapende tilbydere
Dokumentene skal inneholde kun anbudstall/informasjon fra tilbyder og vinnende anbyder.
10. Skriv til vinnende tilbyder:
Utgående brev
Mal: Anbud - Orienteringsskriv til vinnende tilbyder
11. Forslag til avtale
Utgående brev m/vedlegg
Mal: Anbud - Avtaleskriv til vinnende tilbyder (inkl. enkel avtale)
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3
12. Avtale
Inngående dokument
Underskrevet avtaledokument m/vedlegg skannes og legges i ePhorte.
Orginaldokumentene legges i vedleggsarkivet.
Legg inn merknad om at avtaledokumenet ligger i vedleggsarkivet i 3. etg.
Dokumentkategori: Avtale - journalpostnivå
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3
Tilgangsgruppe: Ledere/enhet
13. Anskaffelsesprotokoll
X-notat
Mal: Anskaffelsesprotokoll
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3
14. Statusmøter (ved rammeavtaler) - innkalling/møtereferat
X-notat
Mal: kommer
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3
15. Prolongering (forlengelse)
NB! Innen 3 måneder før avtalen går ut.
Utgående brev
Mal: kommer
16. Opphør av avtale - Evaluering
X-notat
Mal: kommer
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3
