Generell informasjon om tjenesten:

Transporttjenesten er et fylkeskommunalt ansvar, men tjenesten administreres av fylkeskommunen og kommunene i fellesskap. Tjenesten er en ikke lovpålagt oppgave.

Det søkes om tjenesten på egne skjemaer som ligger på kommunens hjemmeside.

Det er sekretær for godkjenningsnemnda som har den direkte kontakten med brukerne med hensyn til veiledning og informasjon om tjenesten.
Sekretær kontrollerer årlig at kortene blir benyttet. Ved lite bruk kan tjenesten opphøre. Sekretær deltar på møter med fylkeskommunen sammen med leder for godkjenningsnemnda.

Journalføring:

All generell korrespondanse vedrørende transporttjenesten og klagesaker som skal opp i klagenemnda journalføres i ePhorte.
Personsaker journalføres i Profil. Alle dokumenter som blir journalført i Profil oppbevares i papirform i låste skap på sekretærs kontor.
Alle personsaker i Profil og klagesaker i ePhorte skal unntas offentlighet med hjemmel i Off.l. § 13, Fvl. § 13.1.

Behandling i godkjenningsnemnda:

Alle søknader om transporttjeneste blir behandlet av godkjenningsnemnda. Nemnda består av 1 representant fra Avdeling for Helse, 1 representant fra Avdeling for Omsorg og 1 representant fra brukerne, samt sekretær for nemnda fra IKT- og kontorstøttetjenesten. Representanten fra brukerne er oppnevnt av Rådet for funksjonshemmede. Nemnda har møte 4 ganger i året. Møteplan settes opp og godkjennes av godkjenningsnemnda for ett kalenderår om gangen. Nemnda følger "Retningslinjer - transporttjenesten for funksjonhemmede" av 01.01.10. Disse retningslinjene avløser retningslinjene av 01.04.06 og gjelder for de kommunene som er med i prosjektet om samordning av bestillingstransport og tilrettelagt transport for funksjonshemmede.

Saksgang og journalføring:

Før møte:

Sekretær for godkjenningsnemnda:

• oppretter bruker hvis søker ikke er registrert i Profil tidligere.
• journalfører søknader om transporttjeneste i Profil. Dokumentene blir skannet inn av Tildelingskontoret.
• journalfører klager på avslag om transporttjeneste i Profil. Dokumentene blir skannet inn av Tildelingskontoret.
• sender søkerne foreløpig svar med melding om når saken vil bli behandlet.
• lager sakliste til angitt møtedato.
• lager saksframlegg i de saker der det finnes faktaopplysninger i tillegg til søknaden.
• lager møteinnkalling og sakliste. Setter saksnummer på hver søknad og legger ved evt. saksframlegg.
• sender beskjed på mail til medlemmene i godkjenningsnemnda om henting av saksdokumenter på Servicetorget, 1 uke før møtet skal holdes.
  Dokumentene leveres inn for makulering etter møtet.
• ajourholder liste over midlertidig godkjente brukere.
• ajourholder liste over brukere med overlappet ordning.
• forbereder saker som evt. har innkommet etter at saklista ble produsert. Disse sakene deles ut i møte.

I møte:

Sekretær for godkjenningsnemnda:

• legger fram evt. tilleggssaker.
• skriver protokoll med vedtak.

Etter møte:

Sekretær for godkjenningsnemnda:

• legger inn vedtakene i Profil.
• skriver ut møteprotokoll fra Profil. Settes i ringperm.
• sender søkerne melding om vedtak. Mal finnes i Profil. Ved vedtak om avslag vedlegges retningslinjene.
• sender bestillingsliste for nye TT-brukere og evt. endring/avgangsliste til Nord-Trøndelag fylkeskommune innen den 15. i mnd.
• mottar kort for ny brukere fra Nord-Trøndelag Fylkeskommune.
• sender brev til nye brukere vedlagt turkort og brosjyre. Maler tilpasset de forskjellige brukergruppene finnes i Profil.

Klagebehandling:

Innkomne klager behandles på samme måte som søknader av godkjenningsnemnda. Blir klagen avslått i godkjenningsnemnda går klagen videre til kommunens klagenemnd.

Sekretær for godkjenningsnemnda:

• lager et utgående skriv i Profil til klagenemnda. Mal: Klagesak godkjenningnemnda, hvor tjenesten beskrives og en evt. kort historikk vedr. klager gis.
  Vedleggene i saken beskrives og nummereres.
• sender dokumentene i klagesaker til arkivering i ePhorte unntatt offentlighet, med hjemmel i Off.l. § 13, Fvl. § 13.1.
• oversender klagen til formannskapssekretæren som fremmer saken for klagenemnda.
• legger inn avgjørelsen fra klagenemnda i Profil.

Formannskapssekretær/utvalgssekretær:

• skriver saksframlegg og legger inn evt. vedlegg i saken.
• lager særutskrift av vedtaket i klagenemnda som sendes direkte til klager med kopi til godkjenningsnemndas sekretær.

Behandling av søknader utenom fastsatt møtedato:

Der behovet for transportkort er umiddelbart og søker åpenbart oppfyller kriteriene for tildeling, og hvor ordningen har ledige kort, kan TT-kort innvilges utenom fastsatt møtedato.
Leder i nemnda eller sekretær i nemnda tar initiativ til godkjenningen. Godkjenningen blir alltid foretatt av leder og ett medlem. Prosedyre følges som vanlig med hensyn til journalføring av søknad, vedtak, bestilling og korrespondanse til søker.