Arkivplanen skal vere retningsgjevande for dokumenthandsaminga i Hareid kommune. Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Hareid kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet.
Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III.
Forskriftene til arkivlova; § 2-2 krev at kommunen har ein arkivplan.
Den papirbaserte planen skal oppdaterast årleg, medan den elektroniske skal oppdaterast kontinuerleg. Endringar som skjer mellom oppdateringane skal førast i ein endringslogg.
Tidlegare vart arkivplan ofte nytta synonymt med arkivnøkkel. Dette er noko ein har gått vekk frå i seinare tid.
Oppdatering av arkivplan
Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
Oppdatering av arkivplanen skal mellom anna skje når
- det skjer endringar i post- og arkivrutinar
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel (NB! dette gjeld også fagsystem)
- det blir teke i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon (NB! dette gjeld også fagsystem)
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- styre eller utval blir lagt ned eller oppretta
- det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen
- det blir teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
