ARKIVLOKALER

Krav og fristar

Alle arkivskaparar er forplikta til å sørgje for tilfredsstillande oppbevaringsforhold for sine arkiv. Rom som vert nytta til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille krava til arkivrom i Forskrift om offentlige arkiv (kap. IV). Forskrifta har ikkje tilbakeverkjande kraft. Arkivskaparar som ikkje tilfredsstiller krava ved det tidspunkt forskriftene låg føre, skal prøve å stette krava så snart det er praktisk og økonomisk muleg å gjennomføre. Alle arkivlokaler i nybygg skal tilfredsstille krava.

Alle arkivlokaler skal oppfylle krava seinast innan 13 år etter at forskrifta trådde i kraft (2012).

Utforming og dimensjonering

Ved planlegginga av arkivrom skal ein ta rom for framtidig tilvekst.

Golv og reolar i arkivlokaler skal ha stor nok bæreevne til å tåle belastninga av arkivmaterialet. Reolar og hyller skal være laget av ikkje-brennbart materiale (tilsvarande flammelakkert stål). Hyllene bør være regulerbare i høgda og hyllelengda bør vær ein meter. I spesialrom for arkiv må reolar og hyller plasserast slik at materialet ikkje står inntil vegg, tak eller på golv. Nedste reolhylle skal ikkje plasserast nærmare golvet enn 10 cm. Hylleavstand til vegg skal være 5 cm.

Lokala skal vere innreidd med fri golvplass til transport (min. 120 cm.) og reolgangar til framhenting av materialet (min. 70 cm.).

Arkivlokala skal være utstyrt med nødvendig arbeidsplass for arkivpersonalet. Dersom dette ikkje er teknisk muleg, skal arbeidsplassen vere i umiddelbar nærleik av arkivlokalet. Arkivlokala skal vere utstyrt med tilstrekkelig belysning av godkjent kvalitet.

Sikring mot vann og fukt

Arkivlokala skal generelt vere slik plassert og utforma at vatn og fukt ikkje trenger inn. Lokaler som kan truast av oversvømmelse kan ikkje nyttast til arkivrom. Spesialrom for arkiv skal ikkje innehalde vassførande rør eller radiatorar. For midlertidige løysningar som ikkje tilfredsstiller dette kravet, skal lokala vert utstyrt med fuktfølar, stengeventil og alarm.

Sikring mot brann og varme

Arkivlokaler skal generelt vere sikra mot brann og skader som følgje av sterk varmeutvikling. Det skal ikkje være anna elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for drifta i lokalet. Det elektriske anlegget skal vere etter forskrifter om branntrygge lokaler. Røyking er ikkje tillate i noke arkivlokale.

Alle arkivlokaler skal utgjere eigne separate brannceller. Vanlege kontorrom som vert nytta til å oppbevare daglegarkiver skal ha brannmotstandsevne min. A30 eller B30. Spesialrom for bortsettjingsarkiver skal ha brannmotstandsevne min. A60 eller B60. Arkivskap som blir nytta til bortsetting og eldre arkiver skal ha motstandsevne min. A 90.

Spesialrom for arkiv skal ha motstandsevne min. A120. Maling, golvbelegg og anna må vere av ein slik art at det ikkje fremmar brannspreiing. Lokalet skal varmast opp med varmekablar i golv, alternativt med egne vernekonstruksjonar eller varmluftsanlegg som ikkje medfører brannfare. Alle spesialrom skal ha automatisk brannalarm tilknytta brannvesenet og det skal vere installert handslukkingsapparat. Spesialrom skal ikkje ha vindu og dei skal vere utstyrt med sjølvlukkande dør.

Klimatisk sikring

Arkivlokaler skal generelt være sikra mot skader på materialet forårsaka av temperatur, luftfuktigheit, forureining og støv. Alle arkivlokaler skal ha fast reingjering. Temperaturen og klima skal vere mest muleg konstant.

I kontorlokaler som inneheld papirmateriale skal temperaturen være mellom 18-20 grader. I spesialrom for arkiv som inneheld papirmateriale og elektroniske materiale skal temperaturen være stabil rundt 15 grader. Den relative luftfuktigheit skal vere stabil mellom 40-60% for papir og 50% for elektronisk materiale. I spesialrom for oppbevaring av foto og film skal temperaturen være stabil mellom 6-8 grader. Fargenegativer og lysbilder skal oppbevarast under temperatur på minus 5 grader. Den relative luftfuktigheiten i rom for oppbevaring av foto skal vere stabil mellom 25-30%, mens det for nitratfilm og våtplater er kravet luftfuktigheit mellom 30-40%.

Sikring mot innbrudd og ulovleg tilgang til materiale.

Alle arkivlokaler skal være sikra mot innbrudd og mot at uvedkommande kan få tilgang til materialet. Alle arkivlokaler skal ha regler for tilgang til lokale. Spesialrom for arkiv skal sikrast med særskild innbruddsalarm.

Ettersyn

Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn og skal kontrollerast med jamne mellomrom med omsyn til tryggingstiltaka.

UTSTYR

Innkjøp

Ved innkjøp av utstyr skal ein så langt muleg nytte seg av inngåtte rammeavtaler. Arkivtenesta gir råd om godkjente kvalitetar o.a.

Bestandigheit

For alt materiale som skal oppbevarast for ettertid skal det nyttast godkjent lagringsmedium. Foto, film og elektronisk materiale skal konverterast over til anna lagringsbestandig medium i den grad det er nødvendig for bevaringen.

Papirkvalitet

Papir som lagringsmedium skal vere arkivhaldbart (permanent papir) etter internasjonal standard ISO 9706.

Elektroniske dokument

Elektronisk lagringsmedium kan berre nyttast dersom det er basert på system, rutinar og formater godkjente av Riksarkivaren til dette bruk.

Mikrofilm

Mikrofilm kan bare erstatte originaldokument på papir dersom det følgjer Riksarkivaren sitt krav til rutinar og kvalitetssikring for dette bruk.

Foto

For oppbevaring av fotografi skal det nyttastsyrefrie konvoluttar o.a. utstyr som stettar Riksarkivaren sine krav til oppbevaring av slikt materiale.

Skrivemateriell

Merking av omslag, mapper, boksar o.a. som skal bevarast, skal skje med lysbestandig blekk.

Arkivskap

Arkivskap skal vere låsbart. Arkivskap til daglegarkiv skal ha brannmotstandsevne A30 eller høgare. Arkivskap som vert brukt til oppbevaring av bortsettingsarkiv og eldre arkiv skal ha brannmotstandsevne A 90 eller høgare.

Boksar og anna oppbevaringsutstyr

Arkivboksar og oppbevaringsutstyr skal vere syrefrie, tette, med fast lokk og utan metall. Pappen skal tilfredsstille internasjonal standard for dette.

Hyller og reolar

Hyller og reolar skal vere av flammelakkert stål, eller materiale med tilsvarande brannmotstand og bereevne.

SIKRING DOKUMENT OG AVGRENSING AV TILGANG TIL DOKUMENT

Teiingsplikt

Alle tilsette har teiingsplikt etter forvaltningslova og eventuelle særlov arbeidsområdet deira omfattar.

Tilgang

Fysisk arkivmateriale skal oppbevarast i låste skap så langt det er tenleg. Kun arkivtjenesta har tilgang til arkivskapa. Sakshandsamarane skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at dei kan utføre sine arbeidsoppgåver. Fortruleg informasjon skal kun verte gitt til den som har autorisasjon for dei aktuelle opplysningane. Tilgangen til elektronisk materiale vert regulert av datatryggingstiltak for dette.

Kontortrygging

Fortruleg materiale som er under sakshandsaming skal oppbevarast nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal være avslått / utlogget ved pauser og etter arbeidsslutt.

Datatrygging

Det skal dagleg takast uy trygginskopi av all ny arkivverdig dokumentasjon. Det skal vere utarbeidet rutinar for å hindre uautorisert tilgang gjennom passordbruk, gradert tilgang, loggsystem o.a. Alle programmer skal være utstyrt med automatisk viruskontroll.